5 Tipps für das perfekte geschäftliche Telefonat

Michael Grabscheit / pixelio.de
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Trotz unseres fortgeschrittenen digitalen Zeitalters laufen viele Kunden- und Geschäftskontakte nach wie vor über das Telefon. Wer dabei schneller ans Ziel kommen und mehr erreichen will, muss gewisse Dinge beachten. Denn der Geschäftspartner oder Kunde macht sich in nur wenigen Sekunden ein Bild von Ihnen und damit von Ihrem Unternehmen.

Damit alles reibungslos läuft, haben wir Ihnen hier 5 Tipps zusammengestellt, die es bei geschäftlichen Telefonaten zu beachten gilt:

1. Beantworten Sie ein Telefonat nach dem zweiten Klingeln!

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Konstantin Gastmann / pixelio.de

Beantworten Sie das Telefonat in einer angemessenen Zeit! Für viele Kunden ist das Telefongespräch der erste Eindruck vom Unternehmen – und der erste Eindruck zählt. Der perfekte Zeitpunkt ein Gespräch anzunehmen ist zwischen dem zweiten und dritten Klingeln. Beim ersten Klingeln erwartet ein Anrufer nicht, dass Sie rangehen, während die meisten bereits nach dem dritten Klingeln ungeduldig und verärgert sind. Es gilt also: Beantworten Sie jedes Telefonat mit einer gewissen Dringlichkeit!

2. Bleiben Sie immer höflich und hilfsbereit!

Albrecht E. Arnold / pixelio.de
Albrecht E. Arnold / pixelio.de

Vergessen Sie nicht: Über das Telefon werden Emotionen übertragen. Wenn Sie bei einem Telefonat ein Lächeln auf den Lippen haben, erkennt das ihr Gesprächspartner unbewusst am Klang der Stimme, und Sie können so eine positive Gesprächsgrundlage schaffen. Viele Unternehmen haben für diesen Fall eine Standartbegrüßung, mit der sich der Kunde wohlfühlt und die ihm bestätigt, dass er beim richtigen Unternehmen gelandet ist. Bei uns klingt das so: „Powwownow, Aurelie am Apparat, guten Morgen! Wie kann ich Ihnen weiterhelfen?“

Wichtig ist auch: Seien Sie immer hilfsbereit – verärgern Sie einen Anrufer nicht dadurch, indem Sie beispielsweise sagen, Sie seien für etwas nicht zuständig oder Sie würden nicht weiterhelfen können.

3. Finden Sie immer erst heraus, worum es geht

Stephanie Hofschlaeger / pixelio.de
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Es ist wichtig, bei jedem Gespräch gleich zu Beginn herauszufinden, warum jemand bei Ihnen anruft. Nicht immer geht es darum ein Problem zu schildern. Oft wollen Anrufer auch mit anderen Kollegen verbunden werden, die zum Zeitpunkt gegebenenfalls nicht im Haus sind. Für diesen Fall müssen Sie vorbereitet sein – versuchen Sie dem Anrufer immer weiterzuhelfen! Sind Sie darum bemüht, zeigt das Ihrem Gegenüber, dass Sie ein hilfsbereites Unternehmen sind.

4. Präsentieren Sie Lösungen statt Probleme

Rainer Sturm / pixelio.de
Rainer Sturm / pixelio.de

Wenn ein Problem des Kunden im Mittelpunkt des Telefonats steht, versuchen Sie immer Lösungen für dieses Problem zu präsentieren. Will ein Kunde beispielsweise ein Produkt bestellen, das gerade nicht vorrätig ist, schlagen Sie Alternativen und Möglichkeiten vor, zeigen Sie Kompetenz und versuchen Sie sein Problem zu lösen! Auf diese Art und Weise stellen Sie den Kunden zufrieden und fördern damit den guten Ruf des Unternehmens.

5. Fassen Sie am Schluss das Besprochene zusammen

Harald Reiss / pixelio.de
Harald Reiss / pixelio.de

Nähert sich das Telefonat dem Ende, fassen Sie noch einmal zusammen, was Sie besprochen haben. Wiederholen Sie wichtige Informationen um die es geht. So geben Sie dem Geschäftspartner erneut einen Überblick über das Gesagte. Zudem können Sie sicherstellen, alles erfasst zu haben.

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