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Effektive Videokonferenzen: Tipps für die virtuelle Konferenz

Videokonferenzen haben sich zu einem der wichtigsten Kommunikationsformen in der Geschäftswelt entwickelt und immer mehr Konferenzen werden über das digitale Medium abgehalten. Damit die Videokonferenz als vollwertiger Ersatz zur normalen Konferenz im Office gilt, sollten bereits vor dem Meeting einige Aspekte beachtet werden.

Technik im Vorfeld prüfen

Um einen reibungslosen Start der Konferenz gewährleisten zu können, sollte die Technik im Vorfeld auf mögliche Fehler überprüft werden. Schalten Sie die Geräte nicht erst eine Minute vor der Webkonferenz ein, um dann negativ überrascht zu werden – dies könnte Ihrer Reputation schaden und kostet Zeit und Geld. Bei der Anschaffung der technischen Umgebung empfehlen wir in hochwertige Produkte zu investieren. Diese können nicht nur ausfallsicherer sein, sondern auch die Immersion der Teilnehmer erhöhen. Gerade bei Kameras und Mikrofonen gibt es große Qualitätsunterschiede. Richtmikrofone filtern Umgebungsgeräusche besser heraus als Kugelmikrofone und Kameras sollten mindestens HD 720p aufzeichnen können, damit die Gesichter auf dem Monitor der Gesprächsteilnehmer gut zu erkennen sind.

Störfaktoren vermeiden

Versuchen Sie mögliche Störquellen wie offene Fenster oder klingelnde Mobiltelefone von vornherein zu vermeiden. Auch mit Kaffeetassen sollte man vorsichtig sein: Das Aufsetzen einer Tasse auf dem Tisch neben dem Mikrofon kann besonders laute Geräusche erzeugen.

Themen und Moderator festlegen

Ebenfalls wichtig für die Produktivität der Videokonferenz ist es eine Agenda zu erstellen und die Ziele der Videokonferenz klar zu definieren, sodass allen Teilnehmern zu jeder Zeit klar ist, was gerade mit welchem gewünschten Ergebnis diskutiert wird. Die Agenda der Konferenz sollte von einem Moderator durchgesetzt werden. Beim Start der Videokonferenz kann es sich lohnen sich gegenseitig vorzustellen und große Namensschilder zu verwenden, da durch die Möglichkeit sich gegenseitig anzusprechen die Interaktivität des Gesprächs gefördert wird.

Ausreden lassen

Auch in einer Video- oder Telefonkonferenz gilt es respektvoll und höflich zu sein. Lassen Sie Ihre Gesprächsteilnehmer stets ausreden und warten Sie einige Sekunden, bevor Sie antworten. Gerade bei virtuellen Meetings ist es sehr unvorteilhaft einen Teilnehmer zu unterbrechen, da der Ton über die Lautsprecher leicht zeitverzögert abgespielt wird und das Gespräch dadurch schnell unübersichtlich und ansträngend wird. Damit es für alle Beteiligten leicht ist Sie zu verstehen, achten Sie darauf deutlich und laut zu sprechen. Dennoch sollten Sie beachten, dass gerade günstige Mikrofone bei hohen Lautstärken zu Übersteuern neigen, was für die Teilnehmer sehr unangenehm werden kann.

Kurzen Zeitrahmen wählen

Mehr Zeit zu haben heißt nicht immer auch mehr Ergebnisse zu erhalten. Wenn die Teilnehmer das Gefühl bekommen zu viel Zeit für die Besprechung eines Themas zu haben, entwickelt sich der Austausch schnell zu privaten Gesprächen. Setzen Sie also eher wenig Zeit für Videokonferenzen an. Nach der Konferenz empfiehlt es sich die Ergebnisse noch einmal zusammenzufassen und digital für alle Teilnehmer verfügbar zu machen. Auf diese Weise vermeiden Sie Missverständnisse und machen die Produktivität der Konferenzen messbar.

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