Telefonkonferenzen richtig vorbereiten

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Telefonkonferenzen sind eine gute Alternative zu einem persönlichen Gespräch. Oftmals können Kollegen oder Geschäftspartner nicht persönlich an einem Meeting teilnehmen aufgrund der Distanz oder von sonstigen Angelegenheiten. Daher bietet sich die Telefonkonferenz hervorragend an, um wichtige Themen untereinander auszutauschen, da sie zum einen kostengünstig und zum anderen ohne großen Aufwand durchführbar ist. Somit sind sie heute ein fester Bestandteil des Arbeitslebens.

Damit eine Telefonkonferenz reibungslos abläuft, sollten Sie bereits vor der Einwahl einige wichtige Regeln berücksichtigen.

Ruhiges Umfeld

Achten Sie darauf, dass Sie sich einen ruhigen Ort aussuchen, um ungestört die Telefonkonferenz durchführen zu können. Somit werden Kollegen nicht durch Ihr Gespräch gestört und andersherum. Schließen Sie zudem die Fenster und stellen Sie ihr Mobiltelefon auf Stumm, um die Verkehrsgeräusche und das Handyklingeln zu vermeiden.

Gute Vorbereitung

Bereiten Sie sich auf die Telefonkonferenz vor. Platzieren Sie wichtige Unterlagen für das Gespräch sowie Stift und Papier bereits auf dem Tisch. Somit können Sie sofort mit der Telko starten und vermeiden unnötige Unterbrechungen während des Gesprächs durch lästiges Suchen.

Einwahldaten überprüfen

Wählen Sie sich rechtzeitig vor dem Gespräch ein. Drei Minuten reichen normalerweise aus, bei wichtigen Telefonkonferenzen früher. Bei Problemen bei der Einwahl haben Sie dann noch genügend Zeit, um den Fehler zu beheben und sind trotzdem pünktlich für den Termin.

Moderator festlegen

Bei vielen Gesprächsteilnehmer kann es während der Telefonkonferenz oft zu Unruhe kommen. Daher ist es von hoher Bedeutung, dass Sie unter den Gesprächsteilnehmer unbedingt einen Moderator auswählen. Die Aufgabe eines Moderators besteht darin, die Teilnehmer durch das Gespräch zu leiten. Er eröffnet und beendet die Telefonkonferenz. Zudem achtet er darauf, dass alle Gesprächsteilnehmer zu Wort kommen und erteilt den Sprechern das Wort. Somit kann ein Durcheinander und aneinander Vorbeireden vermieden werden.

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