So beheben Sie Störungen bei Webkonferenzen!

storungen-vermeiden-bei-webkonferenzenTelefon- und Videokonferenzen sind in Zeiten der globalen Vernetzung nicht mehr aus dem Büroalltag wegzudenken. Egal ob interne Besprechungen mit den Kollegen oder projektbezogene Meetings mit den Ansprechpartnern auf Kundenseite, Webkonferenzen sind zweifelsohne ein bequemes und gleichzeitig effizientes Mittel um die Kommunikation zwischen verschiedenen Parteien zu unterstützen. Dennoch können auch in Webkonferenzen Probleme auftauchen, die den Informationsfluss stören und an der Effizienz der Konversation nagen.

Ursachen für ineffiziente Telefon- & Videokonferenzen

Die Ursachen für ineffiziente Telefon- oder Videokonferenzen sind vielseitig. Jedoch kann allgemein nach zwei Arten unterschieden werden, technische Störungen und Probleme, die dem Verhalten der Teilnehmer geschuldet sind. Häufige technische Störungen sind beispielsweise unangenehmes Rauschen, verzerrte Stimmen oder andere technische Störgeräusche, die häufig durch eine schlechte Internetverbindung verursacht werden. Hin und wieder verabschiedet sich einer der Teilnehmer auch gänzlich aus der Konferenz und tritt nach wenigen Sekunden begleitet von einem Signalton oder einer Computerstimme wieder bei. Probleme dieser Art sind nicht nur lästig, sondern mindern auf Dauer auch die Konzentration der Teilnehmer erheblich. Um technischen Störungen vorzubeugen, sollte jeder Teilnehmer vorab seine Internetverbindung überprüfen und gegebenenfalls einen Ort aufsuchen an dem eine ausreichend gute Verbindung gegeben ist. Auch das verwendete Gerät sollte näher betrachtet und wenn möglich auf ein Ausweichgerät umgestiegen werden.

Neben technischen Problemen treten auch häufig Störungen auf, die durch das Verhalten der Teilnehmer einer Telefon- oder Videokonferenz verursacht werden. Hierunter fallen jegliche Art von Hintergrundgeräuschen, angefangen bei Gesprächen anderer Personen im Raum, über Verkehrslärm, bis zu Geräuschen, die durch die eigenen Kinder oder Haustiere verursacht werden. Um diese Störungen zu vermeiden, sollte man sich vor dem Einwählen stets an einen Ort zurückziehen, an dem man längere Zeit ungestört ist. Falls die Gegebenheiten im Büro dies nicht zulassen, sollten alle sich im Raum befindlichen Kollegen über die anstehende Telefonkonferenz informiert und gebeten werden, laute Geräusche möglichst zu vermeiden.

Richtiges Verhalten in Webkonferenzen

Vor jeder Webkonferenz sollte ein Moderator ernannt werden, der die Konferenz einleitet, moderiert und beendet. Dies sorgt für klare Strukturen innerhalb der Konferenz. Weiterhin sollte darauf geachtet werden, dass der Sprechende nicht unterbrochen wird, denn das ist nicht nur unhöflich, sondern führt innerhalb einer Webkonferenz auch leicht zu allgemeiner Verwirrung. Als Sprechender sollte man versuchen möglichst klar und deutlich zu sprechen. Kurze Verzögerungen, die durch die oftmals hohe Distanz zwischen den Teilnehmern entstehen, können durch den regelmäßigen Einsatz von Pausen gut kompensiert werden.

Weiterhin sollte bedacht werden, dass Audiokonferenzsysteme sehr geräuschempfindlich sind. Nervöses mit dem Kugelschreiber rum zu klicken sollte daher möglichst vermieden werden. Zu guter Letzt sollte man während einer Telefon- oder Videokonferenz stets mitschreiben um sich das eben gehörte im Nachhinein erneut ins Gedächtnis rufen zu können. Dies sorgt außerdem dafür, dass man während der Gesprächsphasen der anderen Teilnehmer aufmerksam zuhört anstatt abzuschweifen und unbewusst störende Geräusche zu verursachen.

Kommentare

(Kommentar hinzufügen?)

Keine Kommentare gemacht worden.

Einen Kommentar hinzufügen